¿Cómo llevar las finanzas de tu negocio?

 

Lleva las finanzas de tu negocio con éxito mediante un presupuesto organizado, seguimiento de ingresos y gastos, y análisis constante. ¡Lee más!

¿No sabes por dónde empezar para mantener un control adecuado de tus ingresos y gastos como emprendedor? ¿Te gustaría conocer las mejores prácticas para asegurar la estabilidad financiera de tu empresa? Si tu respuesta es sí, ¡necesitas seguir leyendo este artículo de Bayport! Aquí te proporcionaremos una guía detallada sobre cómo llevar las finanzas de tu negocio, cubriendo aspectos fundamentales que te permitirán tomar decisiones informadas y estratégicas.
 

Consejos para manejar la contabilidad de forma efectiva

 

La contabilidad es el pilar indispensable para la toma de decisiones financieras acertadas en tu negocio. Un sistema de contabilidad efectivo te permitirá registrar, clasificar y analizar tus transacciones financieras con precisión y eficiencia. 

 

Así que si quieres llevar tu contabilidad con éxito, sigue atentamente las siguientes recomendaciones:

 

1. Elige el sistema contable adecuado

 

- Software contable: existen diversos software de contabilidad en el mercado, algunos gratuitos y otros de pago. Evalúa las necesidades de tu negocio, el volumen de transacciones y tu presupuesto para elegir el software que mejor se adapte a ti.

 

- Hojas de cálculo: si tu emprendimiento es pequeño y tiene un flujo de transacciones bajo, puedes optar por utilizar hojas de cálculo como Excel o Google Sheets. Sin embargo, ten en cuenta que a medida que tu negocio crezca, este sistema puede volverse complejo e ineficiente.

 

2. Establece un plan de cuentas

 

Este plan es una lista organizada de todas las cuentas contables que utilizarás para registrar tus transacciones. Define categorías claras para tus ingresos, egresos, activos, pasivos y patrimonio. Un plan de cuentas bien definido te facilitará el registro y la clasificación de tus transacciones.

 

3. Registra todas tus transacciones diariamente

 

No pospongas el registro de tus transacciones financieras. Lo ideal es registrarlas a diario para evitar errores y mantener tu contabilidad actualizada. Aprovecha las funcionalidades de tu software contable para automatizar el registro de ciertas transacciones recurrentes.

 

4. Categoriza tus gastos

 

Clasifica tus gastos de acuerdo a su naturaleza. Esto te permitirá identificar en qué áreas estás gastando más dinero y tomar decisiones informadas para optimizar tus costos.

 

5. Concilia tus cuentas bancarias periódicamente

 

La conciliación bancaria es un proceso que consiste en comparar el saldo de tus extractos bancarios con el saldo que refleja tu sistema contable. Realiza conciliaciones bancarias periódicas para detectar cualquier movimiento extraño y corregir los errores a tiempo.

 

6. Guarda tus documentos y facturas

 

Mantén un registro organizado de tus facturas, recibos y otros documentos financieros importantes. Estos documentos respaldan tus transacciones contables y pueden ser necesarios para cumplir con tus obligaciones fiscales (impuestos y reportes ante la DIAN). Puedes optar por un sistema de archivo físico o digital.

 

7. Realiza copias de seguridad

 

Protege tu información contable realizando copias de seguridad periódicas. Puedes optar por un servicio de almacenamiento en la nube o un disco duro externo. En caso de cualquier imprevisto, podrás recuperar tu información con facilidad.

 

8. Aprende lo básico de contabilidad

 

No es necesario convertirte en un experto contable, pero familiarizarte con los principios básicos de la contabilidad te permitirá comprender mejor tus estados financieros y tomar decisiones financieras más informadas. Existen diversos cursos gratuitos y de pago en línea que puedes tomar para adquirir conocimientos básicos de contabilidad.

 

Herramientas para llevar la contabilidad de tu emprendimiento 

En la actualidad, existen una gran variedad de herramientas contables para emprendimientos, tanto gratuitas como de pago, diseñadas para facilitar la gestión de tus finanzas. Descubre a continuación algunas de las principales opciones para emprendedores:

 

a. Herramientas gratuitas para la contabilidad

 

Estas son una excelente opción para pequeñas empresas que están iniciando su camino. Estas herramientas suelen ofrecer funcionalidades básicas como el registro de ingresos y gastos, la generación de facturas y la creación de informes financieros sencillos. Algunas de las opciones más populares incluyen:

 

- Hojas de cálculo: Excel y Google Sheets son herramientas versátiles que pueden utilizarse para crear hojas de cálculo personalizadas para llevar el control de tus finanzas. Sin embargo, su uso puede volverse complejo a medida que tu negocio crece.

 

- Wave: esta plataforma ofrece una suite de herramientas contables gratuitas, incluyendo facturación, seguimiento de gastos y conciliación bancaria. Además, cuenta con una versión de pago con funcionalidades adicionales.

 

- Gnucash: es un software de contabilidad de código abierto y gratuito, ideal para usuarios que buscan una mayor personalización y control sobre sus datos financieros.

 

b. Herramientas de pago para la contabilidad

 

Si tu negocio está en crecimiento y requiere funcionalidades más avanzadas, las herramientas de pago pueden ser una mejor opción. Estas plataformas suelen ofrecer características como la automatización de procesos, integración con otras aplicaciones, soporte técnico especializado y una mayor capacidad de almacenamiento. Algunos ejemplos de software contable de pago son:

 

- QuickBooks: una de las plataformas contables más populares, ofrece una amplia gama de funcionalidades para empresas de todos los tamaños.

 

- Xero: conocida por su interfaz intuitiva y su capacidad de integración con otras aplicaciones, Xero es una excelente opción para pequeñas y medianas empresas.

 

- Sage: una solución contable completa que ofrece herramientas para gestionar la contabilidad, la nómina y las relaciones con los clientes.

 

¿Cómo elegir la herramienta contable adecuada?

Al elegir una herramienta contable, considera los siguientes factores:

 

- Complejidad de tus operaciones

 

Si tu negocio realiza un gran número de transacciones diarias, gestiona múltiples cuentas bancarias, o requiere la generación de informes financieros detallados y precisos, es crucial elegir una herramienta contable avanzada que pueda manejar esta complejidad. 

 

Estas herramientas no solo automatizan procesos tediosos, sino que también ofrecen funciones avanzadas de análisis financiero, permitiendo una mejor toma de decisiones estratégicas. Además, una herramienta contable robusta puede ayudar a garantizar la exactitud y la integridad de tus registros financieros, reduciendo el riesgo de errores y mejorando la eficiencia operativa general.

 

- Integración con otras aplicaciones

 

En un entorno empresarial cada vez más digitalizado, la capacidad de una herramienta contable para integrarse con otras aplicaciones de gestión empresarial es vital. Si tu negocio utiliza un Customer Relationship Management (CRM) para gestionar las relaciones con los clientes, un software de punto de venta (POS) para las transacciones en tienda, o cualquier otra solución tecnológica especializada, es esencial que la herramienta contable que contrates se integre sin problemas con estos sistemas. 

 

La integración fluida permite la sincronización de datos en tiempo real, lo que mejora la eficiencia operativa, reduce la duplicación de esfuerzos y asegura que todos los departamentos trabajen con información actualizada y coherente.

 

- Facilidad de uso

 

Una interfaz de usuario intuitiva y fácil de navegar no solo facilita la adopción de la herramienta por parte del personal, sino que también reduce el tiempo y los costos asociados con la capacitación. 

 

Las herramientas contables con un diseño claro y lógico permiten a los usuarios encontrar rápidamente las funciones y características que necesitan, esto mejora la productividad y minimiza los errores. Además, una plataforma fácil de usar puede adaptarse mejor a las necesidades cambiantes de tu negocio, permitiendo una escalabilidad sin complicaciones.

 

Bayport: el aliado de los emprendedores

En Bayport, entendemos que gestionar las finanzas de tu negocio puede ser un desafío, especialmente cuando necesitas capital para crecer o superar obstáculos financieros. Por eso, nos hemos convertido en el aliado de los emprendedores, brindando soluciones que se adaptan a sus necesidades. 

 

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*Sujeto a la aplicación de términos y condiciones de viabilidad para el otorgamiento del crédito

 

Fuentes: https://www.tiendanube.com/blog/7-consejos-para-organizar-las-finanzas-de-tu-emprendimiento/ https://www.sumup.com/es-cl/blog/tips-para-tu-negocio/guia-completa-para-ordenar-las-finanzas/ 

Nota tomada de: Bayport