¿Cómo conseguir una reunión virtual exitosa con los clientes?

 

Luego de la pandemia se volvió común realizar reuniones virtuales para cualquier situación. Conoce aquí como salir exitoso de este tipo de encuentros. 

En la actualidad empresarial, se considera que una reunión virtual puede ser tan efectiva como una presencial. La clave es preparar previamente el entorno, así como la imagen que se quiere transmitir. Por lo general, hay que saber utilizar las herramientas propicias para que el cliente se sienta cómodo y se exprese con libertad sin interrupciones, para ello implica estar bien preparado y emplear de manera adecuada las plataformas que harán de esa reunión virtual exitosa. En la siguiente nota te hablaremos sobre cómo llevar a cabo un encuentro con tus clientes, así tendrás una mejor idea de cómo desarrollar la conversación y los resultados positivos que puedes conseguir. Si te interesa saber más, continúa leyendo.
 

Tipos de reuniones virtuales
 

• Reuniones individuales: son conversaciones de dos personas donde lo relevante es conocer el avance u opinión de ambas. Aquí, se realizan acciones como la revisión de documentos, propuestas, ofertas, se tratan temas legales y fiscales, etc.
   
• Reuniones de equipo: se llevan a cabo con tres o más personas por un objetivo en común. Usualmente, se hacen a manera de conferencias o talleres, aunque también puede ir encaminada a otros propósitos.
   
• Reuniones de única ocasión: se ejecutan de forma aislada, para discutir un tema específico que no requerirá seguimientos, son más casuales.
   
• Reuniones periódicas: funcionan para llevar a cabo seguimientos mensuales, quincenales o incluso semanales respecto a un proyecto o para registrar las metas alcanzadas en un equipo.
   
• Webinars: también conocidos como seminarios web. Se hacen en una única ocasión; su propósito es compartir conocimientos por parte de expertos específicos. 
   

Aspectos a tener en cuenta antes de una reunión virtual
 

1. Organiza bien la reunión
 

Ten presente a quienes vas a invitar en la reunión, pues lo idóneo es no cometer errores y agendar a los que no deberían estar en ella. Un modo de hacerlo es llevando un control de esto en una agenda y encontrar una herramienta que te permita controlar el orden de las reuniones. 
 

2. Mantén los objetivos claros

 

Cuando vas a hacer una reunión, lo recomendable es saber lo que quieres lograr con ella, qué buscas alcanzar y a dónde vas a llegar. Céntrate en los temas claves y sé específico al momento de hablar, no des rodeos.
 

3. Muéstrate en la cámara
 

La comunicación se vuelve más eficaz cuando muestras tu rostro al cliente, esto le dará confianza y se desenvolverá mejor contigo. No solo aplica para quienes ya trabajan contigo, sino para nuevos también. 
 

4. Haz con regularidad reuniones virtuales
 

Mantener reuniones con regularidad es crucial para forjar relaciones con los clientes, ya que de esta forma crearán más metas u objetivos juntos.
 

5. Sé amable
 

Aunque te reúnas todas las semanas, es fundamental que, como líder, saludes a todos los presentes en la reunión. 
 

6. Sé inclusivo
 

Tanto si la reunión es presencial como virtual, es importante tener en cuenta y priorizar la inclusión y la accesibilidad. De este modo, los participantes se sentirán agradados durante el encuentro. 
 

Recomendaciones para reuniones online exitosas 
 

Considerando los puntos anteriores, a continuación queremos compartirte unos consejos para reuniones virtuales efectivas que sin duda te funcionarán cuando programes una. Estos son:
 

• Usar la vestimenta adecuada.
   
• Tener dos puntos de acceso a internet.
   
• Ser puntual.
   
• Contar con buena luz.
   
• Ten en cuenta las zonas horarias.
   
• Evita reprogramar o cancelar a último momento.
   
• Escoge una buena ubicación.
   
• Incluye una opción de acceso telefónico.
   
• Silencia los sonidos que sean de distracción.
   
• Pide opiniones a las personas sobre cómo se sienten o qué piensan durante la reunión.

 

Llegados hasta aquí, ya que conoces algunos tips para reuniones virtuales, es esencial que los tomes en cuenta para que los encuentros con tus clientes sean exitosos. Recuerda que tu imagen es quien representa la profesionalidad de tu trabajo. Por eso, sea que labores como independiente o seas alguien asalariado de una compañía, es clave que lleves de la mejor manera tus reuniones remotas. 
 

Entonces, ¿estás listo para que tus encuentros resulten productivos? En Bayport Empleo, siendo conscientes de la importancia de llevar efectivamente las reuniones, queremos que como asesor comercial externo consigas una comunicación más asertiva con los clientes. Con nosotros puedes alcanzar tus propósitos para que con quienes interactúes confíen en tu trabajo, pero no solo eso, al ser asesor freelance en nuestra compañía, tendrás la oportunidad de organizarte a tu manera y agendar de forma propicia tus reuniones virtuales. 
 

Te aseguramos que si preparas la reunión con anticipación, desde tu entorno hasta tu imagen personal, la reunión virtual será como la esperaste. ¡No lo pienses más y sé parte de nuestro equipo!

Nota de: Bayport